Stel, je bent thuis en je hebt nét een nestje gemaakt van je favoriete dekentje, je favoriete kussentje en je favoriete thee en je drukt nét op je favoriete dramaserie als er aangebeld wordt.

Oké! Wie het ook is, jij bent niet thuis.


Ademloos luister je naar het verwijtende gedingdong tot het wegsterft en je eindelijk kunt kijken welke Kardashian niets nieuws te melden heeft.

Doodliggen onder een dekentje c.q. mensen voor de deur laten staan: we doen het allemaal wel eens. 

Nu staat techniek voor niets, dus dat doodliggen doen we inmiddels net zo makkelijk digitaal.

Bijvoorbeeld via de app.

– als non-reactie na een mislukte date
– de zoveelste app van een
 kennis die zich BFF waant
– je schoonzus over het Kerstdiner


Ik bedoel maar: geef ons eens ongelijk.

Toch moeten wij praten.

Want, digitaal gezegd en gezwegen, er gebeuren vreselijke dingen.

Vooral via de mail.

Redelijk rampzalig, want mailen is het nieuwe samendoen.

Vandaar bijgaand – én omdat het mijn missie is om jou tot je volledige potentieel te laten komen door stevig plek in te nemen, slim lastige situaties te navigeren en geloofwaardig over te komen 🙂 – mijn:

Top 3 van Fatale E-Mail Missers in de categorie Afsluiters

1. grt

Ken je dat? Heb je net een 25340 woorden tellende mail door geploegd en wat krijg je ten afscheid?

grt

of:

gr

of:

thx

Terwijl, hoe iemand haar mails afsluit de beste graadmeter is voor haar interesse in de relatie met jou, de ontvanger.

Een gr is dan ook steno voor: Sorry, maar nu ik zelf mijn punt heb gemaakt is mijn belangstelling weg. 

gr, grt en thx zijn dan ook geen acceptabele afsluitingen maar digitale natte dweilen. Niet doen, dus.


2. Eens?

Je nieuwe collega, goedgebekt en net een dag binnen, komt uit de startblokken met mails vol planningen, processen en actiepunten​. Mét als standaard afsluiting:

Eens?

Huh? Wat? Nee, hoezo, waarmee.


Je voelt je als ontvanger zomaar in de verdediging gedrukt.

Want eigenlijk staat hier: ‘Ik ga ervan uit dat je het met me eens bent en anders: verklaar je nader!’

Niet, never ever ever, ooit doen, dus.


3. Always Out of Office

Stel, er landt een bericht in je inbox, gevalletje omgevallen emmer, urgent én afkomstig van een Gewichtig Persoon.

Het is een belangrijke relatie die je goed wilt bedienen, ondanks zijn kortaffe en onplezante manier van doen, dus mik je je hele Twello Planning
 zó je digitale prullenmandje in en gaat aan de slag.

Na een uurtje stevig doorpakken druk je moe maar voldaan op SEND.


Maar nog vóór je je wijsvinger van de knop hebt kunnen trekken valt er een Out of Office-mail op je digitale deurmat. Met als onderbouwing (in het Engels): Ik ben niet bereikbaar want ik verblijf in het buitenland.

HOEZO.

Er staat hier dus gewoon: Ik ben in het buitenland en daar kun je wel mails versturen, maar er niet op reageren. Er is hier namelijk nog geen terugweg aangelegd.

Digitaal doodliggen voor gevorderden (zonder dekentje, that’s for sure).

Oké, voor ‘n keer is dat niet erg, maar van sommige mensen heb ik een inbox vol Ga Weg’s.


Dus.

Zit jij regelmatig afgedroogd achter je toetsenbord óf kom je er net achter dat jij dit anderen aandoet?  


Dit zijn mijn 5 Tips voor Vitaal & Verbindend Mailverkeer

  1. Kun je niet meteen reageren op een belangrijke mail?
    Bevestig de goede ontvangst en noem de datum waarop je erop terugkomt (noteer dit in je agenda).

  2. Check altijd of je je helder uitdrukt, je bericht geen spelfouten bevat, je duidelijk bent in het onderwerpveld en, als om jouw reactie is gevraagd, of je bericht de antwoorden bevat waarom gevraagd is.

  3. Loop met zorg je tekst na op tact. Want mensen sturen ook jóuw mails door naar who ever. Inclusief die hele serie van 16 berichten waarin je je beklag deed over dat onuitstaanbare portret van Boekhouding. Schrijf dus zó dat je mail in het uiterste geval iedereen onder ogen kan komen.

  4. Realiseer je dat vraagtekens en uitroeptekens niet onderling uitwisselbaar zijn.
    KAN DIT VANDAAG!! is geen vraag.
    In CAPSLOCK je vragen formuleren is sowieso af te raden, want dan krijgen mensen het gevoel dat er tegen hen geschreeuwd wordt.

  5. Bediende jij je tot nu toe zonder erg van een grt, gr of een thx? En wil je toch echt de ontvanger van jouw berichten achterlaten met een supergoed gevoel over jullie contact én overkomen als een pro op Relatie&Communicatie-vlak?

    Sluit dan voortaan af met:
    – dankjewel
    – graag tot binnenkort
    – het komt in orde
    en/of
    – met hartelijke groet (dus niet: Hartelijke groet, maar: Met hartelijke groet)

Een persoonlijke, vriendelijke afsluiter maakt het verschil. Tussen de ontvanger die naar een dichte deur kijkt of het bewijs vindt van een prima contact. Voor dat laatste zou ik tekenen :).


Help?

Weet jij diep in je integere hartje dat je écht tekort schiet in je schrijfstijl en wil je heel graag een véél klantvriendelijker stijl ontwikkelen?

Mail me even op info@tinekebloemen.nl en je ontvangt van mij alle informatie over en een-op-een adviessessie waarmee je je professionaliteit en klantvriendelijkheid een geweldige positieve boost geeft.

Dankjewel, komt goed en graag tot binnenkort :)!

Met warme groet,

Tineke

Share This